Zurzeit plane ich für einen Kunden eine große Veranstaltung. Es werden 800 Besucher erwartet. Die Veranstaltung findet beim Kunden statt. Ziel ist es einerseits für den bestehenden Betriebszweig Kunden zu binden und den neuen Betriebszweig bekannt zu machen.

Was braucht es für eine gelungene Veranstaltungsorganisation?

Sind Ziel, Zielgruppe und Botschaft und Budget geklärt geht es um die Detailplanung. In diesem Fall ist es so, dass ich z. T. nur plane, z. T. selbst organisiere. Das bedeutet konkret ich plane das Essen, bestelle aber die Zutaten nicht. Allerdings bin ich verantwortlich dafür, dass die Bestellung erfolgt. Die benötigten Biertische und das Geschirr hingegen habe ich bestellt. Was ich selbst übernehme und was nicht, hängt von der internen Ablaufstruktur des Kunden ab.

Grundsätzlich sehe ich meine Aufgabe darin die Konzeption zu erstellen bzw. deren Qualität zu sichern, die Planung zu erstellen, auf Wunsch auch selbst Hand anzulegen und den Planungsprozess kontinuierlich zu kontrollieren sowohl in zeitlich, inhaltlicher und finanzieller Hinsicht.

Checkliste Veranstaltung

Ohne Listen kommt keine Veranstaltungsplanung aus. Im folgenden die Planungsstruktur oder Checkliste der aktuellen Veranstaltung :

• Zeitplan erstellen: Was ist bis wann zu tun?
• Kommunikation:
  Maßnahmen planen, Kosten einholen, Maßnahmen entscheiden.
• Anzeigen: buchen, Bild auswählen, Text schreiben, erstellen
• Pressearbeit: Pressetext schreiben, mit Journalisten sprechen, Presseinformation verschicken, bei Journalisten nachhaken
• Online: Veranstaltung auf Website, Online-Shop und auf Facebook wiederholt kommunizieren, Veranstaltungskalender informieren
• Einladungen: entwerfen, Text schreiben, Druck abstimmen und beauftragen, Versand bzw. Verteilung sicher stellen
• Programmheft erstellen
• Beschilderung für die Aktivitäten
• Wegweiser zu den Aktivitäten
• Rechtliche und versicherungstechnische Rahmenbedingungen klären.
• Kooperationspartner: auswählen und gewinnen
• Lageplan erstellen: Welche Aktivität findet wo statt? Wo gibt es  Essen? Wo stehen die Biertische? Etc. inkl. Notfallplan für schlechtes Wetter.
• Zuwegung klären: Wie finden die Besucher die Veranstaltung (Wegweiser)? Wo parken Autos? Wo parken Fahrräder? Wie sind die Parkmöglichkeiten beschildert?
• Personalplan erstellen: Was ist zu tun? Wer übernimmt am Tag der Veranstaltung welche Verantwortung? Wer leistet welchen Dienst?
• Ausstattung klären:
  Biertische
  Stehtische
  Thekentische
  Tabletts
  große Pfanne
  Ofen
  Geschirr (Teller, Gabeln, Servietten etc.)
  Gläser, Tassen
  Kaffeemaschinen
  Grill
  Dekoration
  WCs
  Abfalleimer
• Technik klären: Strom, Wasser, etc.
  auch an Details denken wie z. B.:  Spülmittel, Spültücher, Filtertüten etc.
• Essen: Speisen auswählen, Mengen festlegen, klären wer was bestellt.
• Programm:
  Das Programm umfasst Musik, Führungen durch das Unternehmen, grundsätzliche Information über die Branche, Kinderprogramm. Die Planungsstufen sind:
  In Abstimmung mit dem Auftraggeber Akteure finden, Preise abstimmen, buchen, Ausstellung als Brancheninformation recherchieren und buchen, Führungen durch das Unternehmen auf die verschiedenen Zielgruppen abstimmen und personell planen.

Parallel zur inhaltlichen Planung läuft die Kostenplanung, damit die Veranstaltung im Rahmen des veranschlagten Budgets bleibt. Der Planungsvorlauf betrug für diese Veranstaltung drei Monate. Je früher mit der Planung begonnen werden kann umso besser.

Natürlich passiert es auch hier, dass der Kunde zu Beginn entscheidet: Es gibt keine Plakatierung. Kurz vor der Veranstaltung braucht es dann doch noch ein Plakat. Das ist normal und in der Regel auch noch realisierbar.

Nach der Veranstaltung wird es ein Nachbereitungsgespräch geben: Was ist gut gelaufen? Was können wir besser machen?

Das schöne an Veranstaltungen ist: Sie sind immer mit einem gewissen Nervenkitzel verbunden. Alle Aktivitäten spitzen sich auf einen Termin zu. Wird alles klappen? Ich bin ganz zuversichtlich…

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